Möten
På många arbetsplatser går så mycket som 30 procent av tiden åt till möten. För chefer är det ofta ännu mer. Möten är nödvändiga för att föra diskussioner, ta tillvara idéer och fatta beslut. Men det är inte ovanligt att tycka att mötena inte tillför så mycket utan mest stjäl tid.
Företagets möteskultur är ofta djupt rotad. Den har sett likadan ut i årtionden, och det kan vara svårt att skapa en ny sorts möteskultur. Men det går, och man har mycket att vinna på bättre möten.
Det finns flera olika typer av möten. Vissa möten är informationsmöten. Det kan vara stora möten där ledningen informerar medarbetarna om sådant som rör alla på företaget. Andra möten hålls i liten grupp och syftar till att diskutera igenom och utreda en fråga ordentligt. Vissa möten är arbetsmöten, där man jobbar fram någonting tillsammans. Under ett kreativt möte gäller det att spåna idéer. Vid ett beslutsmöte är det viktigt med ett bra underlag för att kunna fatta ett genomtänkt och hållbart beslut.
Redan innan man kallar till möte är det bra att ifrågasätta om mötet verkligen behövs och vilka som absolut behöver vara med. Om det är ett informationsmöte kanske informationen kan ges på annat sätt, till exempel via e-post eller på intranätet. Man kan också fundera över om några av mötesdeltagarna i stället kan skicka med sina synpunkter eller kanske vara med under en del av mötet.
En förutsättning för ett bra möte är att det har en tydlig avsikt som alla känner till. Redan i förväg ska det vara bestämt vad man ska prata om, gärna genom en dagordning, och det är viktigt att hålla sig till ämnet. Alla deltagare ska vara klara över varför de är med på mötet och vad som förväntas av dem. Mental närvaro betyder mycket för att mötet ska bli effektivt och kännas meningsfullt.
Ibland kan möten bli bättre om man sätter sig i en soffa eller går på promenad i stället för att boka konferensrummet. Det gäller särskilt kreativa möten och möten där deltagarna inte är fler än två-tre stycken.
En del företag avslutar sina möten med en kort utvärdering av mötet. Då får man reda på vad man vad man kan förbättra till nästa gång, vilket gör att mötena blir bättre och bättre.
Digitala möten blir allt vanligare, med hjälp av telefon- och videosamtal. Distansmötena har många fördelar. Förutom att alla kan delta oavsett var de befinner sig är de mer tillgängliga för den som har en funktionsnedsättning. Restiden försvinner liksom den klimatpåverkan de kan medföra. Nackdelen kan vara strulande teknik.
82% (av 46 läsare) hade nytta av den här informationen